Il menù a sinistra: Home (cruscotto con saluto, orario e promemoria da inviare), Aziende (elenco clienti con i servizi), Attività (compiti del team) e il gruppo Sicurezza 81/08 (Carica Blocco, Scheda dipendente, Organigramma sicurezza, Progetto formativo, Report clienti, Scadenze). Poi Commerciale (Pipeline lead, Preventivi, Analisi), Contratti, il gruppo Marketing (Newsletter), Guida e Impostazioni. In alto trovi l'interruttore Tutte / Le mie per filtrare le aziende assegnate. In Impostazioni trovi anche il backup dei dati (manuale o automatico notturno) e il tema Chiaro, Scuro o Rosa (leopardato). Il tema si cambia anche dalla voce Tema in fondo al menù a sinistra, disponibile a tutti gli utenti: un clic e si passa al successivo. La scelta vale per il proprio dispositivo.

Vai su Clienti. Puoi compilare a mano oppure trascinare la visura in PDF: i campi si riempiono da soli. Nel campo note puoi annotare accordi e promemoria.

Tutto parte dalla scheda dell'azienda, linguetta Lavoratori: il riquadro Come caricare un'azienda guida in tre passi (1 elenco dei lavoratori, 2 documenti e attestati, 3 controlli). Aggiungi con + Aggiungi lavoratore oppure, per molti nominativi, con Importa da Excel. Un'azienda nuova si apre direttamente su questa linguetta.

Nella scheda azienda, linguetta Lavoratori, premi Importa da Excel e trascina il file (Cognome, Nome, Mansione, Data di nascita, CF, Email): i lavoratori entrano solo in quell'azienda. Lo stesso import c'è in Carica Blocco, scegliendo l'azienda dal menù. Vedi l'anteprima prima di confermare: verde = da importare, grigio = già presente, rosso = incompleta; in ambra CF da controllare e già in un'altra azienda, che prima di importare chiedono conferma.

Per tanti file, anche di più aziende, usa Carica Blocco: trascini tutto, il sistema precompila una tabella con una riga per file (lavoratore, azienda, corso, date), controlli e premi Conferma e salva tutto; prima di salvare ti dice quanti file vanno in ogni azienda. Per una sola azienda puoi usare la scheda azienda, linguetta Documenti, riquadro Carica documenti e attestati: EVA li legge uno alla volta, li abbina solo ai lavoratori di quell'azienda e si ferma se un nome non torna. Se la persona è già in elenco con un nome scritto diversamente, sceglila dal menù. Per un solo lavoratore puoi caricare anche dalla sua scheda.

In Scheda dipendente scegli azienda e lavoratore, poi tipo corso, data e (facoltativo) attestato. La scadenza si calcola da sola per i corsi con periodicità nota; per le visite va inserita a mano. Se registri un corso di tipo « Aggiornamento » (Periodico, Preposto, Antincendio, Primo Soccorso, RLS, ecc.), l'app rinnova da sola il corso base corrispondente: il vecchio finisce nello storico e la copertura passa all'aggiornamento con la nuova scadenza. Il messaggio di conferma ti dice cosa è stato rinnovato.

Per gli aggiornamenti il rinnovo è automatico: basta registrare il corso di aggiornamento (vedi la voce sopra). Il pulsante Rinnova sulla riga del corso resta per i casi particolari (lavoratore che ha cambiato ruolo, aggiornamento che copre solo in parte): inserisci la nuova data e il nuovo attestato, e il file precedente resta come versione Storico.

Nella tabella Lavoratori (o nella scheda azienda) premi l'icona Dismetti accanto al nominativo. Prima di confermare puoi scaricare lo ZIP con tutti i suoi attestati da consegnargli. Con la conferma le sue scadenze spariscono da Scadenziario, Home e calendari e non pesano più sulla conformità dell'azienda, mentre documenti e attestati restano archiviati e scaricabili. L'operazione è reversibile: sul dismesso compare l'icona Reintegra.

Dai calendari di Home e Contratti, il pulsante verde + Aggiungi Promemoria crea un promemoria privato (lo vedi solo tu) sul giorno scelto. La mattina della data ricevi una email di avviso alle 7:00; se lo crei per oggi dopo quell'ora, l'avviso parte subito. I promemoria compaiono in verde sui calendari, dove puoi modificarli o eliminarli.

In Sicurezza 81/08 → Produzione documenti scegli l'azienda e vedi due cose: i documenti già prodotti (con lo stato del rinnovo: verde in corso, ambra sotto i 60 giorni, rosso sotto i 30 o scaduto) e il catalogo dei documenti da redigere. Ogni tipo porta la sua periodicità: il DVR e il DUVRI si aggiornano al mutare dei rischi; rumore, vibrazioni e chimico su base pluriennale; l'informativa smart working è annuale. Lo stress lavoro-correlato ha un questionario guidato con la metodologia INAIL 2017: compili la lista di controllo per gruppo omogeneo sulle tre aree (eventi sentinella, contenuto, contesto), l'app calcola il livello di rischio e imposta il rinnovo biennale se basso, annuale se medio o alto. Alla generazione ottieni il PDF su carta intestata e l'app ti chiede se creare la scadenza di rinnovo e l'incarico al consulente. La valutazione va comunque aggiornata subito in caso di modifiche organizzative, smart working, nuove tecnologie o su richiesta del medico competente.

Scegli l'azienda: l'app disegna il diagramma ad albero delle figure (linea piena = catena gerarchica, tratteggiata = staff e rappresentanza; clicca un riquadro per saltare al dettaglio) e costruisce il quadro dai ruoli sui lavoratori e dalle nomine caricate tra i documenti e dice quali obblighi sono coperti e quali no. Due interruttori guidano il Preposto, che è dovuto quando esistono ruoli di coordinamento operativo oppure si lavora in appalto/subappalto (art. 18 c.1 lett. b-bis); negli appalti il nominativo va comunicato al committente, quindi la vigilanza diretta del datore non basta. Il Medico Competente si accende da solo dall'interruttore Sorveglianza sanitaria della scheda azienda. Per antincendio e primo soccorso puoi dichiarare che li svolge direttamente il datore di lavoro (art. 34 c.1); per l'RLS puoi registrare RLST o mancata elezione. In tutti questi casi motivazione e data sono obbligatorie: sono l'evidenza che regge in ispezione, e finiscono nel PDF scaricabile. Se una figura c'è ma manca il documento di nomina tra i documenti aziendali, l'app lo segnala senza bloccare.

Nella scheda azienda, il quadro Sorveglianza sanitaria ha due leve. La prima, « Ce ne occupiamo noi? »: se scegli Non la gestiamo (la segue un altro fornitore), visite e idoneità escono da conformità, avvisi e mancanti, pur restando l'obbligo in capo all'azienda; la puoi modificare quando vuoi. La seconda, « È dovuta? » (Necessaria / Non necessaria), riflette se l'obbligo esiste secondo la valutazione dei rischi. Se necessaria, le visite mancanti pesano sull'indice di conformità, compaiono nel riquadro coi motivi e marcano il lavoratore come « Mancante » (in rosso, distinto da « Scaduto » che indica un corso decaduto); se non necessaria, escono dal calcolo e dalle schede. La visita si registra dalla scheda del lavoratore come corso « Visita Medica / Idoneità Sanitaria ».

In Impostazioni → Avvisi scadenze ai consulenti attivi il controllo giornaliero: ogni mattina, per ogni adempimento in scadenza tra 60, 30 e 15 giorni — e una sollecitazione quando è appena scaduto — il sistema invia una mail al consulente assegnato all'azienda e gli apre un incarico nella sezione Attività. Ogni avviso parte una sola volta (nessun doppione). Serve che il consulente sia un utente con email valida. Il pulsante « Esegui adesso una prova » lancia il controllo subito, utile per verificare.

Gli stessi comandi si possono scrivere o dettare nella casella dell'assistente EVA (in Home, icona Assistente): naviga (« vai a scadenze »), cerca (« cerca Bromance »), azioni rapide (« nuovo preventivo », « nuovo promemoria »), cambia tema (« tema rosa »); ogni altra frase diventa una domanda per EVA. Su Windows la dettatura di sistema (tasto Win+H) funziona ovunque. Il microfono in diretta è predisposto ma per ora disattivato (il contenitore Google lo blocca): si potrà riattivare in seguito.

Nel preventivo, il pulsante + Da listino apre il listino Sinergia: cerchi il servizio, indichi il parametro (es. numero lavoratori) e la voce si aggiunge con descrizione e prezzo suggerito, sempre modificabile. Con « Scrivi con EVA », EVA prova da sola ad abbinare le voci al listino e a proporre i prezzi, usando il numero di lavoratori dell'azienda selezionata per scegliere la fascia. In fondo al preventivo vedi anche costo esterno stimato e margine: sono dati interni, non compaiono mai nel PDF né nell'email al cliente. Il listino vive nel foglio LISTINO dello spreadsheet: quando esce una revisione basta aggiornare lì.

Aprendo un preventivo, « Scrivi con EVA » genera premessa e voci dal testo del sopralluogo, poi prova ad abbinare i servizi al listino e a proporre i prezzi (usando il numero di lavoratori dell'azienda per la fascia). Ogni voce agganciata mostra il riferimento di listino e il prezzo suggerito, sempre modificabile. In fondo trovi il cursore Margine Sinergia: mostra costo esterno stimato e margine e, trascinandolo, ricalcola i prezzi dal costo — sono dati interni, mai nel PDF né nell'email. Con « Importo unico a corpo » il totale eredita la somma delle voci; EVA imposta la modalità da sola se lo scrivi nelle note (« a corpo », « importo complessivo »). La bozza si salva da sola: se chiudi e riapri, la ritrovi. I paragrafi del PDF escono giustificati.

In fondo al menù a sinistra la voce Tema passa tra Chiaro e Scuro (riposa la vista). La scelta è per dispositivo: ogni utente ha la sua, senza toccare quella degli altri. Si cambia anche da Impostazioni → Aspetto. I PDF restano sempre su carta intestata ufficiale, qualunque tema sia attivo.

Il PDF del contratto si apre dall'occhio in riga (tabella Contratti e scheda azienda), quando c'è un allegato. In alternativa: matita Modifica → sezione file → Apri. Se analizzi un contratto trascinandolo su EVA, il PDF letto viene allegato in automatico al salvataggio. I contratti caricati prima di questa funzione non hanno il PDF: va riallegato una volta dal modale.

Due stati rossi, diversi: Scaduto = un corso o una visita che c'era ed è decaduto; Mancante = un obbligo mai assolto (visita medica dovuta ma assente, o formazione di ruolo mai fatta). Sotto il badge compare sempre il motivo (es. « visita medica assente »), così non si confonde col corso elencato accanto. Entrambi contano come non conformi nell'indice e nel filtro Scaduti.

In Home l'assistente è l'icona Assistente: un clic apre il pannello con la chat e il riepilogo del giorno. È la stessa Eva della scrivania: chiedi di scadenze, aziende critiche, adempimenti, oppure falle cercare corsi, attestati e lavoratori per nome ("chi ha la formazione PLE?"). Le azioni le propone e partono solo dopo la tua conferma; le indicazioni normative vanno sempre verificate sulle fonti ufficiali.

Quando crei un lead trascinando il PDF del preventivo, il file viene conservato: sulla card della pipeline e nella riga del dettaglio compare l'icona occhio che lo riapre da Drive. Lo trovi anche dentro il lead (pulsante « Apri il preventivo allegato »).

In Commerciale, accanto a « + Nuovo lead », c'è il riquadro tratteggiato: trascina il PDF del preventivo (o clicca per sceglierlo) e EVA lo legge, compilando il lead con azienda, referente, contatti, servizi e importo, già in fase Preventivo inviato. Tu controlli e salvi. Se il lead esiste già in pipeline, EVA aggiorna quello (fase e valore) invece di duplicarlo; se l'azienda è già tua cliente, te lo segnala.

Queste tre sezioni sono le uniche protette da sessione e permessi. Se compare un messaggio rosso « Sessione non valida » (o le sezioni sembrano vuote mentre il resto funziona), la tua sessione è scaduta: dura 30 giorni dall'ultimo accesso. Basta uscire e rientrare con le tue credenziali (o il pulsante Accedi di nuovo nel messaggio). Se invece il messaggio dice « Permesso negato », il tuo utente non ha l'area Contratti o Commerciale: un amministratore può assegnartela da Impostazioni. I dati non spariscono mai: restano al sicuro nel registro.

Nella scheda azienda, linguetta Lavoratori, premi Cerca doppioni (oppure Unione manuale); lo stesso strumento c'è in Carica Blocco, scegliendo l'azienda. Scegli quale scheda tenere: corsi e attestati vengono spostati e le doppie eliminate. Niente va perso.

Nella scheda azienda clicca le etichette dei Servizi (Sicurezza 81/08, Formazione, GDPR, ISO, Modello 231, Cyber) per attivarle o disattivarle: il salvataggio è immediato. Nell'elenco Aziende compaiono in colonna e puoi filtrare i clienti per servizio (utile per comunicazioni mirate).

Nella scheda azienda, sotto i servizi, trovi Consulenti assegnati: clicca i nomi dei collaboratori per assegnare l'azienda a uno o più di loro (salvataggio immediato). In alto nel menù a sinistra c'è l'interruttore Tutte / Le mie: con « Le mie » ogni consulente vede solo le aziende a lui assegnate, e di conseguenza solo le relative scadenze, contratti e dati in Home; con « Tutte » torna a vedere l'intero portafoglio. È un filtro personale di comodità, non un blocco di accesso.

In Attività usa + Nuova attività: titolo, assegnatario (un collega o te stesso), priorità, azienda e scadenza facoltative. Spuntando Avvisa via email l'assegnatario riceve la notifica. Sul menù vedi un contatore con le tue attività aperte; dalla lista le segni in corso o fatta.

In Scadenze trovi tutto ciò che ha una data: formazione, visite mediche, documenti, gli adempimenti manuali che aggiungi con + Aggiungi scadenza (audit ISO, Modello 231, visite programmate, DURC, ecc.) e i contratti. Filtra per tipo, azienda, stato e orizzonte temporale. Gli adempimenti ricorrenti hanno il pulsante Rinnova che sposta la data alla scadenza successiva.

In Contratti tieni gli incarichi dei clienti. Con + Nuovo contratto scegli azienda e consulente che lo segue, poi oggetto, servizi, natura (canone ricorrente o una tantum), importi, date, tacito rinnovo e preavviso di disdetta. Spuntando l'avviso, il consulente riceve una mail. Il contratto compare anche nella scheda azienda e, se ha una scadenza, nello Scadenziario (per il tacito rinnovo l'avviso scatta prima, entro il preavviso). Il pulsante Rinnova sposta la scadenza al periodo successivo e archivia quello precedente nello Storico. I servizi indicati sul contratto si accendono in automatico anche sull'azienda. Filtri per azienda, consulente, stato e servizio, con il valore di portafoglio (canoni annualizzati) in alto. Puoi allegare il PDF firmato dal cliente (uno per servizio: Apri, Sostituisci, Rimuovi); il file resta su Google Drive. Con Analizza il PDF con EVA carichi il contratto e EVA legge oggetto, servizi, importi, date e tacito rinnovo precompilando i campi; se l'azienda non è ancora a sistema, propone di crearne l'anagrafica.